こんにちは、ココです。
現在留学している学生さんの多くがオンラインで授業を受けており、メールで先生とやり取りをすることも増えているみたいです。
初めての英語での授業。初めてのパソコンでの課題。様々な不安があると思います。
しかし、先生が忙しかったり、メールに気付いてもらえずなかなか返信をもらえない・・
英語でのメールにも慣れていない・・
どうやって丁寧に書くんだろう・・
そんな人が多いのではないでしょうか。
今回は、外国人教授と日頃から英語でメールしている私が、礼儀正しく、かつ読んでもらいやすいメールの書き方を紹介します。
英語メールの敬語のキホン
「英語には敬語がない」と言われることがあるようですが、日本語ほど複雑なルールはないものの、英語にも敬語はちゃんとあります。
基本的にはフレンドリーなアメリカ人相手だろうと、しっかり敬語を使ったほうが真面目で知的に見えます。
「宿題の締め切り忘れてた・・・」
「今日の授業、聞き取れなくて何すればいいか分からない・・」
そんな時も、礼儀正しく謝る、そしてお願いする言い方を使えば、多少は寛容してくれる先生は多いです。
なので、最初のステップとして、基本のメール敬語をマスターしましょう。
①件名を分かりやすく書く
最初のメールタイトル部分は、空欄にはせず、用件を分かりやすく書きましょう。
学校の先生は毎日沢山のメールをもらうため、見出しを6単語くらいで見やすく書くことで、スルーされる可能性を低くすることができます。
- Questions about American History final report「アメリカ史の最終レポートについての質問」
- Advices about Social Studies presentation「社会のプレゼンについてのアドバイス」
②Mr. OO / Ms. OO「〇〇先生」
男性の場合がMr、女性の場合がMsという風に使い分けます。〇〇には苗字を入れます。
「〇〇先生へ」と最初に書く時に使います。
③自分のこと・メールの理由を忘れずに書く
メールをする時は、自分がどこの誰で、どの科目のどの課題について聞きたいのかを伝えることを忘れないようにしましょう。
- This is OO, an exchange student from your science A class. 「サイエンスAの授業を取っている、留学生の〇〇と申します」
このように書き出すと、「どの科目の生徒か」「留学生なので理解が難しい」ということが伝わるでしょう。
また、自分のことを簡単に伝えた後は「相談があり、メールをさせていただきました」「質問があるため、メールしております」などの理由を書くと、読み手も読みやすいです。
- I am emailing you to ask you some questions about the assignment.「課題について質問があり、メールさせていただきました」
④文を略さない
'I'm' 'It's' という風に普段略す言葉も、メール内では 'I am' 'It is' という風に書くと、フォーマル感が増します。
仲が良い先生などにはそこまで気を使う必要はないですが、真面目な雰囲気を出したい場合には使うといいです。
⑤I am sorry but ~「申し訳ありませんが〜」
自分の不手際やミスにより、何かをお願いする時はとりあえず謝りましょう。
- I am sorry but I could not finish my report on the due date.
「申し訳ありませんが、期日内にレポートを終わらせることができませんでした」
- I am sorry but I could not understand your instructions.
「申し訳ありませんが、指示が理解できませんでした」
- I am sorry but I forgot to take the quiz.
「申し訳ありませんが、小テストを受けるのを忘れていました」
⑥There is an issue with ~「〜に問題があります」
課題の提出ページや、アップされた動画や資料等に何かしらの問題があり、課題を進めることができない・・
そんな時は、このように伝えることができます。
- There is an issue with the assignment page, and I cannot submit my report.
「課題ページに問題があり、レポートの提出ができません」
- There is an issue with the posted information, and I see 2 different dues for one assignment.
「提示された情報に問題があり、1つの課題に2つの締め切り日が記載されています」
- There are some issues with the shared files, and I cannot watch the video or open the handouts.
「共有されたファイルに問題があり、ビデオも資料も見れません」
⑦Could you ~ / ?「〜していただけますか」
can you だと「してくれますか」ですが、can の過去形である could を使うことで「していただけますか」という丁寧な疑問文になります。
- Could you give me some ideas on what I should write about on the paper?
「何を書けばいいか、何かアイデアをくださいませんか」
- Could you give me a few more days to finish my report?
「レポートを仕上げるのに、あと数日間時間をくださいますか」
- Could you correct my spelling before I submit?
「提出する前に、スペルを直していただけますか」
⑧Would you ~ ?「〜してもらえますか」
Could you の他に、would you の疑問文もあります。
would と could との違いはかなり微妙なので、どちらがいいか分からない時は could を使えば問題ありません。
しかし、Do you mind ~「〜(してほしいのですが)かまいませんか」の文は、would をこのように使うことでより丁寧になります。
- Would you mind sending me the information?
「詳細を送ってほしいのですが、かまいませんか」
- Would you mind telling me what the next assignment is?
「次の課題が何か教えてほしいのですが、かまいませんか」
また、would を使い、以下のような言い方をすることもできます。
- Would it be possible to resubmit the assignment?
「課題を再提出することは可能でしょうか」
- It would be great if you can check my attendance for me.
「出席記録を確認していただけると幸いです」
- I would appreciate it if we can zoom call.
「zoomでお話しできるならば、嬉しいです」
⑨I will be waiting for your response.「お返事をお待ちしております」
言わなくてもいいですが、必ず返事が欲しい場合にはこう言って念を押すこともできます。
他にも、
- I will be happy if you can reply me as soon as possible.
「出来るだけ早くお返事をいただけたら嬉しいです」
- Please let me know if you read this email.
「このメールを読んだら、教えてください」
なんかも使えます。
⑩最後のお礼
メールを読んでくれた相手へのお礼も忘れずに。
「お時間をいただき、ありがとうございます」
「助けていただき、ありがとうございました」
実際のメール例
キホンを押さえたところで、実際にどのように書くのか、日本人留学生ヤマグチ・ケンタくんになって(笑)例をいくつか紹介します。
1.宿題の提出し忘れ報告
【アメリカ史のクイズについて】
シュローダー先生へ
アメリカ史の授業を受けている、留学生の山口健太と申します。昨日締め切りだった、クイズについてメールをさせていただきました。
まだ提出は受け付けているのでしょうか。クイズがどこにあるのか分からず、申し訳ありませんが、期日内に提出することができませんでした。
お返事をいただけたら幸いです。
ありがとうございます。健太より
2.レポートに対するアドバイス
【英語レポートのアドバイス】
スミス先生へ
英語のクラスの留学生の、山口健太と申します。今週金曜日が締め切りの、レポートについてお願いしたいことがあり、メールさせていただきました。
本の78ページの内容をより理解するために、助けていただけないでしょうか。この章で何が起こっているのかよく分からず、混乱しています。
お時間をいただき申し訳ありません。
ありがとうございます。健太より
3.課題の締め切りの確認+ビデオファイルの不具合
【社会の課題について】
ジャクソン先生へ
社会の授業を取っている、留学生の山口健太です。3週目の課題についてお聞きしたいことがあり、メールさせていただきました。
締め切り日がいつか、もう1度教えていただけますか?申し訳ありませんが、授業中に聞き取れませんでした。
また、私のパソコンに問題があり、昨日提示されたビデオファイルを開くことができません。メールで送っていただけないでしょうか。
お返事をお待ちしております。
ありがとうございます。健太より
参考になったでしょうか。
初めての英語メールでも、以上のような形式をマネすれば、かなり丁寧になると思います。
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